Política de tratamiento de datos personales:

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

EXPERIENCIAS KALMA S.A.S.

1. OBJETO

 

La presente política establece los lineamientos bajo los cuales EXPERIENCIAS KALMA S.A.S., identificada con NIT 901.565.594-6, con domicilio en Medellín, Colombia, realiza la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transferencia y supresión de los datos personales de sus clientes, aliados, proveedores, colaboradores, participantes en experiencias o eventos y demás titulares de información. Así como también, establece la finalidad de la recolección de la información, los derechos de los titulares, área responsable de atender las quejas y reclamos, y los procedimientos que se deben agotar para conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información por parte de los titulares.

El propósito de esta política es garantizar el cumplimiento del derecho constitucional al habeas data, conforme a la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, la Ley 1266 de 2008 y demás normas que regulan la protección de datos personales en Colombia.

El derecho al Hábeas Data de acuerdo con la ley, es el que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada, buscando garantizar a todos los ciudadanos el poder de decisión y control sobre su información personal. 

 

2. DEFINICIONES

 

Para efectos de la presente política deberán tenerse en cuenta las siguientes definiciones legales: 

1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales. 

2. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento. 

3. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. 

4. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. 

5. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

6. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. 

7. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. 

 

3. RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO

 

Se establece que la entidad responsable del tratamiento de datos personales es la compañía EXPERIENCIAS KALMA S.A.S. identificada con el NIT N° 901.565.594-6, y, con domicilio social principal en la ciudad de Medellín (Antioquia), Dirección: CRA 29 C #18A SUR - 168, APTO 602 Teléfono: +57 321 221 0891. Correo electrónico de contacto: experiencias@manuelamejia.com. Página web: https://www.manuelamejia.com/dejaya 

 

4. ALCANCE Y ÁMBITO DE APLICACIÓN

Esta política aplica a todas las bases de datos y archivos que contengan información personal y que sean administradas por EXPERIENCIAS KALMA S.A.S., ya sea en medios físicos, electrónicos o digitales, en el marco de las relaciones comerciales, contractuales, laborales, civiles o de participación en eventos o actividades promovidas por la empresa, con las limitaciones y restricciones que la propia ley establece, y siempre que no se trate de información pública.

 

5. PRINCIPIOS RECTORES DEL TRATAMIENTO

El tratamiento de los datos personales se realizará conforme a los siguientes principios:

1. Legalidad: El tratamiento se sujetará a lo dispuesto en la ley.

2. Finalidad: Los datos se recolectarán para fines legítimos, específicos y previamente informados.

3. Libertad: Ningún dato personal será recolectado sin la autorización previa, expresa e informada del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

4. Veracidad: La información será veraz, completa, exacta, actualizada y comprobable. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

5. Transparencia: Se garantiza al titular el derecho de acceder y conocer la información recolectada sobre él.

6. Acceso y circulación restringida: Solo el personal autorizado podrá acceder a los datos. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

7. Seguridad: Se adoptarán medidas técnicas, humanas y administrativas que eviten pérdida, acceso no autorizado o uso indebido.

8. Confidencialidad: Toda persona que intervenga en el tratamiento guardará reserva sobre la información personal.

 

6. NATURALEZA DE LA INFORMACIÓN PERSONAL RECOPILADA

 

La presente política de tratamiento de datos personales se refiere a la información que permite que el titular sea identificado o identificable. Esta información personal incluye, entre otros, y para el caso particular de la compañía EXPERIENCIAS KALMA S.A.S., su nombre, número de identificación, número telefónico, dirección de correo electrónico, ciudad de residencia, entre otros. Adicionalmente también podrá recopilarse información de diferentes fuentes incluyendo, sin limitarse a ellas, bases de datos públicas e información de terceras partes a las que haya dado su permiso para compartir información. Este tipo de información que podrá obtenerse de dichas fuentes incluye, nombre, edad, dirección, teléfono, cargo, ciudad de residencia, entre otros. 

El titular tiene derecho a no suministrar información sensible solicitada por la compañía EXPERIENCIAS KALMA S.A.S. relacionada entre otros, con datos sobre su origen racial o étnico, datos relativos a la vida sexual, a la salud y los datos biométricos, es decir aquellos que permiten identificar a una persona por sus rasgos físicos, de voz, de movimiento, tales como: fotos, huellas, firmas, etc., o datos relacionados con su convicción religiosa o filosófica, así como orientación política.

 

7. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

 

Para clientes, participantes y usuarios:

• Gestionar la participación en eventos, experiencias, programas y actividades organizadas por la empresa.

• Enviar información sobre novedades, contenidos educativos, actividades y promociones.

• Comunicar aspectos relacionados con los servicios, confirmaciones, pagos, certificaciones y material informativo.

• Registrar imágenes, videos y audios capturados durante eventos o actividades con fines de archivo, difusión y promoción.

• Cumplir obligaciones legales, contractuales y contables derivadas de la relación entre las partes.

Para proveedores y contratistas:

• Gestionar procesos de vinculación, contratación y pago.

• Cumplir obligaciones legales, fiscales y contables.

• Evaluar la calidad del servicio prestado.

Para empleados, practicantes y aspirantes:

• Procesos de selección, contratación y desarrollo del talento humano.

• Cumplimiento de obligaciones legales y laborales.

• Control de acceso físico y lógico, bienestar y seguridad en el trabajo.

Para menores de edad:

• El tratamiento de datos personales de menores se realizará con autorización expresa de sus representantes legales y bajo el principio del interés superior del menor.

 

8. DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

 

Como responsable del tratamiento, la compañía EXPERIENCIAS KALMA S.A.S. tiene los siguientes deberes:

• Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la LEY ESTATUTARIA 1581 DE 2012 y sus decretos reglamentarios, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

• Designar un área que asuma la función de protección de datos personales, la cual dará tramite a las solicitudes de los titulares.

• Insertar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos días hábiles siguientes al recibo del reclamo completo, cuando se realice esta solicitud por parte de un titular.

• Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

• Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

• Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.

• Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la LEY ESTATUTARIA 1581 DE 2012 y sus decretos reglamentarios.

• Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.

• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la LEY ESTATUTARIA 1581 DE 2012 y sus decretos reglamentarios.

• Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

• Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.

• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

• Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal.

• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas. 

9. DERECHOS DE LOS TITULARES

 

Los titulares de los datos personales tienen derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales o ejercer el derecho frente a quien haya recibido los datos como resultado de la transferencia de estos. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.

• Ser informados, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos.

• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.

• Revocar la autorización o solicitar la supresión del dato cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlo.

• Acceder gratuitamente a sus datos personales.

• Preguntar por los tiempos de conservación y eliminación de la información, actualizar los datos.

 

10. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS Y RECLAMOS

 

Se definen a continuación los procedimientos de consultas y reclamos que deberá iniciar el titular de acuerdo con su interés o necesidad.

 

El titular o su representante podrá ejercer sus derechos enviando una solicitud al correo electrónico experiencias@manuelamejia.com y el procedimiento se seguirá según el tipo de solicitud como se presenta a continuación:

 

A. Consultas: Los titulares o sus causahabientes, podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos que se encuentren bajo administración de la compañía EXPERIENCIAS KALMA S.A.S., quien actúa como encargado del tratamiento de los datos. 

 

Al realizar su solicitud de consulta, deberá presentar los siguientes documentos:

• Si se trata del Titular: Adjuntar copia del documento de identidad (C.C., T.I., C.E. o pasaporte).

• Si se trata del causahabiente: Documento de identidad, registro civil de defunción del Titular, documento que acredite la calidad en que actúa y el número del documento de identidad del titular.

• Si se trata de un representante legal y/o apoderado: Documento de identidad válido, poder que lo faculte para el trámite y el número del documento de identidad del titular.

Según el artículo 14 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, la consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

B. Reclamos: De acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en las bases de datos de La compañía EXPERIENCIAS KALMA S.A.S. debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo a través de los canales de información dispuestos por La compañía EXPERIENCIAS KALMA S.A.S.. Dicho reclamo será tramitado bajo las siguientes reglas:

• Al realizar su solicitud de reclamo, el titular deberá presentar los siguientes documentos: a) Si se trata del Titular: Adjuntar copia del documento de identidad (C.C., T.I., C.E. o pasaporte). B) Si se trata del causahabiente: Documento de identidad, registro civil de defunción del titular, documento que acredite la calidad en que actúa y el número del documento de identidad del titular. C) Si se trata de un representante legal y/o apoderado: Documento de identidad válido, poder que lo faculte para el trámite y el número del documento de identidad del titular.

 

• El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a La compañía EXPERIENCIAS KALMA S.A.S., con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. La solicitud debe indicar la intención de que se actualice, rectifique o suprima su información personal de las bases de datos de La compañía EXPERIENCIAS KALMA S.A.S. o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de sus datos personales. Así mismo, la solicitud debe realizarse identificando claramente su nombre, el número de su documento de identidad y los datos de contacto (teléfono y un correo electrónico actualizados).

 

• Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. 

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

• Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

 

• El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

C. Requisito de procedibilidad: De acuerdo con lo establecido en el artículo 16 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante La compañía EXPERIENCIAS KALMA S.A.S.

 

11. MEDIDAS DE SEGURIDAD

 

EXPERIENCIAS KALMA S.A.S. adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger la información personal de pérdida, acceso no autorizado, alteración o uso indebido. Solo el personal autorizado puede acceder a las bases de datos personales bajo criterios de necesidad y confidencialidad.

No obstante, lo anterior, La compañía EXPERIENCIAS KALMA S.A.S. no será responsable por ataques informáticos y en general cualquier acción que tenga como objetivo infringir las medidas de seguridad establecidas para la protección de los datos personales e información diferente a estos, contenida en sus equipos informáticos o en aquellos contratados con terceros.

 

La compañía EXPERIENCIAS KALMA S.A.S. hace todo lo posible para que su sitio web y todas las herramientas de recolección y almacenamiento de datos sean seguras, pero es necesario que el titular se abstenga de: (i) crear cuentas o diligenciar formularios para otras personas sin su autorización; (ii) compartir sus datos de acceso, en caso que esto aplique; (iii) permitir el acceso a su cuenta por terceras personas; (iv) remitir información que no sea estrictamente necesaria para las finalidades contempladas en la presente política o de terceras personas sin su autorización; (v) suministrar información falsa, incorrecta o desactualizada.

 

12. USO DE IMÁGENES Y COOKIES

 

Durante los eventos o experiencias, EXPERIENCIAS KALMA S.A.S. podrá registrar imágenes, videos y audios con fines de archivo, promoción y comunicación institucional.

La participación en los eventos implica la aceptación de este uso, sin que ello genere compensación económica.

Asimismo, el sitio web podrá utilizar cookies y tecnologías similares para mejorar la experiencia del usuario y analizar el tráfico del sitio. El titular podrá desactivarlas desde su navegador.

 

13. VIGENCIA Y MODIFICACIONES

 

Esta política entra en vigencia a partir del 6 de octubre de 2025 y permanecerá vigente mientras se mantenga la relación entre el titular y EXPERIENCIAS KALMA S.A.S. o mientras sea necesario conservar la información para los fines descritos.

Cualquier modificación será publicada en https://www.manuelamejia.com/dejaya 

 

14. AVISO DE PRIVACIDAD

 

Al entregar sus datos personales, el titular declara que ha sido informado sobre las finalidades del tratamiento y autoriza expresamente a EXPERIENCIAS KALMA S.A.S. a tratarlos conforme a lo dispuesto en la presente política.

Tu información será tratada con respeto, de manera confidencial y únicamente para los fines aquí informados, conforme a la Política de Manejo de Datos Personales de EXPERIENCIAS KALMA S.A.S., alojada en https://www.manuelamejia.com/dejaya